Telefonsekretariat Kosten: Büroservice, Mitarbeiterin oder KI im ehrlichen Vergleich

Das Wichtigste in Kürze

• Ein externes Telefonsekretariat kostet typischerweise eine Grundgebühr plus 1 bis 1,50 € je Anruf; bei ebuero etwa 59,90 € netto im Monat plus 1,39 € je Anruf im Einsteigertarif (Preisstand laut Anbieter 28.03.2024).
• Eine eigene Teilzeitkraft für 20 Stunden pro Woche kostet bei 17 € Stundenlohn rund 1.780 € im Monat inklusive Arbeitgeberanteilen und deckt trotzdem nur einen Teil des Tages ab.
• KI-Telefonassistenten rechnen je Anruf, je Minute oder per Paket ab und liegen bei 50 bis 300 Anrufen meist zwischen rund 40 und 600 € im Monat.
• Die Gesprächsdauer entscheidet: Bei kurzen Anrufen ist ein Preis je Minute günstig, bei langen Anrufen ein Preis je Anruf oder ein Minutenpaket.
• Agile Voice: 29 € netto im Monat inklusive 30 Minuten, danach 1 € je Minute, sekundengenau, rund um die Uhr, plus Gebühren Ihres Telefonieanbieters.

Inhalt (11 Abschnitte)

Ein Telefonsekretariat kostet Sie je nach Modell zwischen rund 40 € und knapp 1.800 € im Monat. Die große Spanne entsteht nicht durch Wucher, sondern durch drei grundverschiedene Lösungen: einen externen Büroservice, der pro Anruf abrechnet, eine eigene Kraft am Empfang mit festem Gehalt und einen KI-Telefonassistenten, der je Minute, je Anruf oder per Paket abrechnet.

Die kurze Antwort: Ein menschlicher Büroservice kostet meist eine Grundgebühr von 60 bis 180 € plus 1 bis 1,50 € je Anruf. Eine Teilzeitkraft liegt bei rund 1.800 € im Monat. Ein KI-Telefonassistent kostet bei 50 bis 300 Anrufen je nach Anbieter und Gesprächsdauer etwa 40 bis 600 € und ist dabei rund um die Uhr erreichbar.

In diesem Artikel rechnen wir alle drei Modelle mit echten Preisen und drei typischen Anrufvolumen durch, zeigen die versteckten Kosten und sagen ehrlich, wann welches Modell das günstigste ist. Alle Preise netto zzgl. USt., Stand: Oktober 2026, sofern nicht anders angegeben.

Die drei Modelle und ihre Preislogik

Bevor Sie Zahlen vergleichen, sollten Sie verstehen, wonach abgerechnet wird. Daran hängt, welches Modell bei Ihrem Anrufverhalten günstig ist.

Die wichtigste Erkenntnis vorweg: Für das Preis-je-Anruf-Modell ist die Gesprächsdauer egal, für das Preis-je-Minute-Modell entscheidend. Wer viele kurze Anrufe hat (Rückrufbitte, Öffnungszeiten, Terminwunsch), fährt mit Minutenpreisen gut. Wer lange Gespräche hat, mit Anrufpauschalen.

Was kostet ein externer Telefonservice?

Ein bekannter Anbieter für ein ausgelagertes Telefonsekretariat in Deutschland ist ebuero. Die Preise sind öffentlich und eignen sich gut als Maßstab:

Netto, Preisstand laut ebuero.de vom 28.03.2024, abgerufen im Oktober 2026.

Servicezeiten: Montag bis Freitag 7 bis 19 Uhr. Die 24-Stunden-Erweiterung kostet in den Tarifen Einsteiger und Standard 19,90 € im Monat zusätzlich (im Profi-Tarif enthalten). Außerhalb der Kernzeit berechnet ebuero zudem einen Minutenzuschlag von 0,25 €.

Bearbeitungsminuten: Laut Preisliste gibt es neben der Gebühr je Anruf eine „Anrufbearbeitungsminute (je angefangene Minute)“. Wann genau sie anfällt, regelt die Preisliste nicht abschließend; klären Sie das vor Vertragsschluss. Für die folgenden Rechnungen setzen wir als Untergrenze nur die Gebühr je Anruf an.

Ein menschlicher Telefonservice hat klare Stärken: echte Empathie, Spontanität bei ungewöhnlichen Anliegen, keine technische Einrichtung. Wenn Ihre Anrufer häufig emotional belastet sind oder sehr individuelle Gespräche führen, kann das den Aufpreis wert sein. Einen direkten Vergleich mit KI-Lösungen finden Sie in ebuero Alternative.

Was kostet eine eigene Empfangskraft?

Die eigene Kraft ist die teuerste, aber auch die vielseitigste Lösung: Sie telefoniert nicht nur, sondern empfängt Kunden, pflegt Termine, schreibt Rechnungen. Für einen fairen Vergleich rechnen wir nur die Kosten, nicht den Zusatznutzen.

Beispielrechnung Teilzeit (20 Stunden pro Woche):

Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit 1. Januar 2026 bei 13,90 € pro Stunde. Für eine eingearbeitete Bürokraft ist 17 € eine eher vorsichtige Annahme; rechnen Sie mit Ihrem tatsächlichen Lohnniveau.

Minijob als Alternative? Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 € im Monat. Beim Mindestlohn sind das rund 43 Stunden im Monat, also etwa 10 Stunden pro Woche. Für eine durchgehende Telefonbesetzung reicht das nicht; zudem kommen pauschale Abgaben des Arbeitgebers von rund 30 % hinzu.

Was in der Rechnung fehlt, aber in der Praxis zählt:

• Ausfallzeiten: Bei 25 bis 30 Urlaubstagen plus Krankheitstagen ist die Kraft an rund einem Achtel bis einem Sechstel der Arbeitstage nicht da.
• Randzeiten: Mittagspause, früher Morgen, Abend und Wochenende bleiben unbesetzt.
• Gleichzeitigkeit: Während sie telefoniert oder einen Kunden am Tresen bedient, läuft der nächste Anruf ins Leere.

Ausführlich gerechnet, inklusive Vollzeit und Arbeitsplatzkosten: Empfangskraft oder KI: Kostenvergleich.

Was kostet ein KI-Telefonassistent?

KI-Telefonassistenten (auch Voice-Agents) nehmen Anrufe automatisch an, führen ein freies Gespräch, erfassen Daten und leiten Dringendes an Menschen weiter. Am Markt gibt es drei Preismodelle. Beispiele laut Preisseiten der Anbieter, Stand Oktober 2026:

Bei allen Modellen kommen je nach Anbieter Telefonie- oder Rufnummernkosten hinzu. Bei Agile Voice nutzen Sie Ihren eigenen Telefonieanbieter (zum Beispiel Twilio, Vonage, Telnyx oder einen anderen per SIP), der Rufnummer und Verbindungen direkt abrechnet. Agile Voice vergibt keine eigenen Rufnummern.

Die Preislogik aller KI-Modelle im Detail erklärt unser Ratgeber KI-Telefonassistent Kosten; einen Funktionsvergleich bietet der große Vergleich der KI-Telefonassistenten.

Der Rechner: drei Betriebe, drei Anrufvolumen

Jetzt wird es konkret. Wir rechnen drei typische Fälle mit einer durchschnittlichen Gesprächsdauer von 2 Minuten durch. Alle Werte netto; IONOS-Preise haben wir dafür von brutto auf netto umgerechnet (÷ 1,19).

• Fall A: 50 Anrufe im Monat (kleines Büro, nur Überlauf und Randzeiten)
• Fall B: 150 Anrufe im Monat (Handwerksbetrieb, Praxis mit Entlastungsbedarf)
• Fall C: 300 Anrufe im Monat (aktives Unternehmen mit hohem Anrufaufkommen)

Annahmen: 2 Minuten je Anruf, Telefoniegebühren nicht eingerechnet. ebuero mit 24-h-Erweiterung ohne den Minutenzuschlag von 0,25 € außerhalb der Kernzeit. Bei IONOS und fonio können Rufnummernkosten hinzukommen; Details auf den Preisseiten.

So rechnen sich die Werte für Agile Voice: 29 € Abo (30 Minuten enthalten) + (Gesprächsminuten − 30) × 1 €. Fall B: 150 Anrufe × 2 Minuten = 300 Minuten → 29 € + 270 € = 299 €.

Teilzeitkraft 20 h/Woche1783 €

Agile Voice299 €

ebuero mit 24-h-Erweiterung288 €

ebuero Einsteiger268 €

fonio.ai Solo119 €

IONOS Flex Pro74 €

Was die Zahlen wirklich bedeuten

1. KI ist bei jedem Volumen deutlich günstiger als eine eigene Kraft. Selbst im teuersten KI-Szenario liegen Sie bei einem Drittel der Kosten einer Teilzeitkraft, mit Erreichbarkeit rund um die Uhr. Das heißt nicht, dass KI die Kraft ersetzt. Es heißt, dass Sie eine Teilzeitstelle nicht allein fürs Telefon schaffen müssen.

2. Beim Vergleich Büroservice gegen KI entscheidet die Gesprächsdauer. Für Agile Voice im Vergleich zum jeweils günstigsten ebuero-Tarif gilt bei 2 Minuten je Anruf: Bis rund 100 Anrufe im Monat ist Agile Voice günstiger, darüber der Büroservice, sofern dort keine Bearbeitungsminuten oder Zuschläge anfallen. Bei 1,5 Minuten je Anruf verschiebt sich diese Grenze auf rund 325 Anrufe. Kurze, klar strukturierte Gespräche sprechen also für Minutenpreise.

3. Bei hohem Volumen sind Pakete und Anrufpauschalen am günstigsten. Ab etwa 120 Gesprächsminuten im Monat ist ein Minutenpaket wie fonio Solo günstiger als Agile Voice, Pro-Anruf-Tarife wie IONOS schon früher, wie die Tabelle zeigt. Das sagen wir offen. Agile Voice punktet stattdessen mit einem kleinen Einstieg ohne Paketsprünge, sekundengenauer Abrechnung, voller Kontrolle über den Gesprächsablauf im visuellen Editor, eingehenden und ausgehenden Anrufen in einem Produkt, API, Webhooks und MCP sowie der Speicherung von Transkripten auf Servern in Deutschland.

4. Erreichbarkeit rund um die Uhr kostet beim Menschen extra. Abends, nachts und am Wochenende zahlen Sie beim Büroservice Aufpreise. Bei KI-Lösungen ist die Uhrzeit für den Preis egal.

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Telefonsekretariat, eigene Kraft und KI-Telefonassistent für Ihr Anrufvolumen in einer Tabelle

In 10 Minuten wissen Sie, was Ihre Anrufannahme heute kostet, was verpasste Anrufe Sie kosten und welches Preismodell bei Ihrem Volumen am günstigsten ist.

• Ausfüllbare Tabellen: Anrufe, Gesprächsdauer und Auftragswert eintragen, Ergebnis mit einfachen Formeln ablesen
• Fünf Modelle nebeneinander: pro Anruf, pro Minute, Minutenpaket, Telefonsekretariat, eigene Kraft
• Formel für den Umsatzverlust durch verpasste Anrufe mit durchgerechnetem Beispiel
• Prüfliste versteckter Kosten: Telefonie, Einrichtung, Mindestlaufzeit, Paketsprünge

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Die günstigste Lösung ist oft eine Kombination

In der Praxis entscheiden sich viele Unternehmen nicht für ein Modell, sondern kombinieren:

Gerade die erste Variante ist wirtschaftlich stark: Die vorhandene Kraft bleibt erste Anlaufstelle, der KI-Telefonassistent fängt nur auf, was sonst verloren ginge. Bei Agile Voice zahlen Sie dann nur für diese Überlaufminuten.

Beispiel: Eine Physiotherapiepraxis hat eine Empfangskraft von 8 bis 13 Uhr. Am Nachmittag und während der Behandlungen gehen rund 80 Anrufe im Monat an den Voice-Agent, im Schnitt 1,5 Minuten lang. Das sind 120 Minuten: 29 € + 90 € = 119 € netto im Monat plus Telefonie. Eine zweite Teilzeitkraft für den Nachmittag würde ein Vielfaches kosten.

Versteckte Kosten: Darauf sollten Sie achten

• Wird je Anruf, je angefangene Minute oder sekundengenau abgerechnet?
• Fallen neben der Anrufgebühr Bearbeitungsminuten an?
• Kosten Abende, Wochenenden und Feiertage einen Aufschlag?
• Was kostet eine Weiterleitung an Ihr Handy oder Ihre Zentrale?
• Gibt es Paketsprünge, wenn Sie das Inklusivvolumen überschreiten?
• Welche Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist gelten, und ist der Monatspreis nur bei Jahreszahlung so niedrig?
• Kommen Rufnummern- oder Telefoniegebühren hinzu, und bei wem?
• Was kostet die Einrichtung, und ist sie Pflicht?
• Sind die Preise netto oder brutto angegeben?

Der letzte Punkt klingt banal, verzerrt aber viele Vergleiche: IONOS weist seine Preise für den KI-Telefonassistenten inklusive Umsatzsteuer aus, die meisten anderen Anbieter netto.

Was verpasste Anrufe kosten: die andere Seite der Rechnung

Ein Telefonsekretariat kostet Geld. Kein Telefonsekretariat kostet oft mehr. Die Rechnung dazu ist einfach:

Verpasste Anrufe pro Monat × Anteil potenzieller Aufträge × Abschlussquote × durchschnittlicher Deckungsbeitrag

Beispiel: 60 verpasste Anrufe im Monat, davon ein Drittel neue Anfragen (20), davon würde jede vierte zu einem Auftrag (5), Deckungsbeitrag je Auftrag 300 €. Das sind 1.500 € entgangener Deckungsbeitrag im Monat, wenn diese Anrufer nicht zurückrufen. Selbst wenn nur ein Teil davon gerettet wird, ist jedes der Modelle oben schnell bezahlt.

Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein, die Annahmen im Beispiel sind bewusst vorsichtig gewählt. Die vollständige Methodik mit Rechenbeispielen nach Branchen finden Sie in Verpasste Anrufe: Was sie wirklich kosten.

Entscheidungshilfe: Welches Modell passt zu Ihnen?

Wenn Sie vor allem Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten und vollständige Rückrufnotizen brauchen, dann ist ein KI-Telefonassistent die wirtschaftlichste Wahl.

Wenn Ihre Anrufer sehr individuelle, beratungsintensive Gespräche führen und Sie tagsüber hohes Volumen haben, dann ist ein menschlicher Büroservice zur Kernzeit plus KI für die Randzeiten eine gute Kombination.

Wenn am Empfang ohnehin viel mehr zu tun ist als Telefonieren, dann lohnt die eigene Kraft, unterstützt durch KI bei Überlauf und Abwesenheit.

So starten Sie mit Agile Voice

Agile Voice kostet 29 € netto im Monat inklusive 30 Credits; jede Gesprächsminute kostet 1 Credit (1 € netto), sekundengenau, eingehend und ausgehend gleich. Sprachmodell und Stimme sind enthalten, eigene KI-Konten brauchen Sie nicht. Neue Konten erhalten einmalig 5 Willkommens-Credits; eine kostenlose Testphase gibt es nicht. Die automatische Aufladung lädt bei weniger als 10 Credits auf 30 auf. Das Abo ist monatlich kündbar, einen Jahrestarif gibt es nicht.

Den Voice-Agent bauen Sie selbst mit dem KI-Assistenten und dem visuellen Editor, oder Sie lassen ihn für einmalig 499 € netto von uns einrichten. Wie das geht, zeigt Voice-Agent erstellen in 7 Schritten.

Häufige Fragen

Was kostet ein Telefonsekretariat pro Monat?

Klassische Telefonservices verlangen eine monatliche Grundgebühr und einen Preis je Anruf oder Minute. Bei ebuero liegen die Grundgebühren zwischen 59,90 € und 179,90 € netto, je Anruf kommen 1,04 € bis 1,39 € netto hinzu (Preisstand laut Anbieter 28.03.2024). Bei 150 Anrufen im Monat sind das mindestens rund 270 € netto.

Was kostet ein Telefonservice pro Anruf?

Bei menschlichen Telefonservices liegt der Preis je angenommenen Anruf meist zwischen etwa 1 € und 1,50 € netto, dazu kommen je nach Anbieter Bearbeitungsminuten und Zuschläge außerhalb der Kernzeiten. Bei KI-Telefonassistenten hängt der Preis je Anruf von der Gesprächsdauer ab; bei Agile Voice kostet ein zweiminütiger Anruf 2 € netto aus dem Guthaben.

Ist ein KI-Telefonassistent günstiger als ein Telefonsekretariat?

Bei niedrigem bis mittlerem Volumen und kurzen Gesprächen meist ja, vor allem wenn Sie Erreichbarkeit rund um die Uhr brauchen, die beim Büroservice extra kostet. Bei langen Gesprächen und hohem Volumen kann ein Preis je Anruf günstiger sein. Rechnen Sie mit Ihrer echten Anrufzahl und Gesprächsdauer.

Was kostet eine Empfangskraft im Vergleich?

Eine Teilzeitkraft mit 20 Wochenstunden kostet bei 17 € Stundenlohn rund 1.470 € brutto und mit Arbeitgeberanteilen etwa 1.780 € im Monat. Dafür übernimmt sie neben dem Telefon weitere Aufgaben, ist aber nur zu ihren Arbeitszeiten und nicht bei Urlaub oder Krankheit erreichbar.

Gibt es versteckte Kosten beim Telefonsekretariat?

Häufig ja: Bearbeitungsminuten zusätzlich zur Annahmegebühr, Zuschläge außerhalb der Kernzeiten, Aufpreise für 24-Stunden-Erreichbarkeit, Weiterleitungsgebühren und Zusatznummern. Bei KI-Lösungen sind es eher Telefoniegebühren des Anbieters, Paketsprünge und Mindestlaufzeiten. Lassen Sie sich ein Rechenbeispiel mit Ihren Zahlen geben.

Gibt es einen KI-Telefonassistenten kostenlos zum Testen?

Einige Anbieter bieten Testzeiträume oder Geld-zurück-Garantien. Agile Voice hat keine kostenlose Testphase; neue Konten erhalten zum Abo von 29 € netto einmalig 5 Willkommens-Credits, und das Abo ist monatlich kündbar. Den Voice-Agent können Sie vor dem Livegang im Browser testen.

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Telefonsekretariat, eigene Kraft und KI-Telefonassistent für Ihr Anrufvolumen in einer Tabelle

In 10 Minuten wissen Sie, was Ihre Anrufannahme heute kostet, was verpasste Anrufe Sie kosten und welches Preismodell bei Ihrem Volumen am günstigsten ist.

• Ausfüllbare Tabellen: Anrufe, Gesprächsdauer und Auftragswert eintragen, Ergebnis mit einfachen Formeln ablesen
• Fünf Modelle nebeneinander: pro Anruf, pro Minute, Minutenpaket, Telefonsekretariat, eigene Kraft
• Formel für den Umsatzverlust durch verpasste Anrufe mit durchgerechnetem Beispiel
• Prüfliste versteckter Kosten: Telefonie, Einrichtung, Mindestlaufzeit, Paketsprünge

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Quellen

1. ebuero – Preise Telefonsekretariat (Preisstand laut Seite 28.03.2024, abgerufen Oktober 2026)
2. IONOS KI-Telefonassistent – Tarife
3. fonio.ai – Preise
4. Mindestlohngesetz (MiLoG)
5. Agile Voice – Preise

Redaktion Agile Voice

Wir entwickeln Agile Voice in Deutschland und schreiben hier aus der täglichen Arbeit mit unseren Kundinnen und Kunden. Jeder Artikel wird fachlich geprüft und aktualisiert, wenn sich Gesetze, Preise oder Funktionen ändern.

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