Voice-Agent erstellen: In 7 Schritten zum eigenen KI-Telefonassistenten

Das Wichtigste in Kürze

• Ein guter Voice-Agent entsteht nicht im Editor, sondern auf Papier: Erst Ziel, Anrufgründe und Übergaberegeln festlegen, dann bauen.
• Die sieben Schritte: Ziel festlegen, Gesprächsablauf skizzieren, Anweisungen schreiben, Wissen und Variablen hinterlegen, Tools und Weiterleitung anbinden, im Browser testen, Rufnummer verbinden und auswerten.
• Ohne Programmierkenntnisse möglich: Bei Agile Voice baut der KI-Assistent aus Ihrer Beschreibung einen ersten Entwurf, den Sie im visuellen Editor verfeinern.
• Testen Sie mindestens 15 bis 20 Gespräche vor dem Livegang, darunter schwierige Fälle wie undeutliche Angaben, Notfälle und Anrufer, die einen Menschen wollen.
• Kosten bei Agile Voice: 29 € netto im Monat inklusive 30 Minuten, danach 1 € je Minute; Testgespräche im Browser werden genauso abgerechnet.

Inhalt (12 Abschnitte)

Die meisten Voice-Agents scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern daran, dass niemand vorher festgelegt hat, was der Agent eigentlich erreichen soll, wann er an einen Menschen übergibt und was er auf keinen Fall sagen darf. Das Ergebnis sind höfliche, aber ziellose Gespräche, nach denen Sie doch wieder zurückrufen müssen.

So erstellen Sie einen KI-Voice-Agent, der Anrufe zuverlässig führt: (1) Ziel und Anrufgründe festlegen, (2) den Gesprächsablauf skizzieren, (3) die Anweisungen schreiben, (4) Wissen und zu erfassende Daten hinterlegen, (5) Tools und Weiterleitung anbinden, (6) gründlich im Browser testen, (7) die Rufnummer verbinden und die ersten Gespräche auswerten. Programmierkenntnisse brauchen Sie dafür nicht.

Diese Anleitung führt Sie durch alle sieben Schritte, mit Beispielen, einer Prompt-Vorlage und den typischen Fehlern. Die Schritte gelten für jede Plattform; die konkreten Menüpunkte zeigen wir am Beispiel von Agile Voice.

Was Sie vor dem Start brauchen

• Eine Liste der häufigsten Anrufgründe (am besten eine Woche lang mitgeschrieben)
• Die Daten, die Sie von jedem Anrufer brauchen (Name, Rückrufnummer, Anliegen …)
• Ihre Übergaberegeln: Wann soll ein Mensch übernehmen, und unter welcher Nummer?
• Unterlagen für häufige Fragen: Öffnungszeiten, Leistungen, Preise, Anfahrt, Einzugsgebiet
• Ein Konto bei einem Telefonieanbieter mit SIP-Anbindung (erst für Schritt 7 nötig)
• Optional: Zugang zu Kalender, CRM oder anderen Systemen mit HTTP-Schnittstelle

Für die Rechtsseite gilt: Der Agent muss sich zu Beginn als KI-System zu erkennen geben (Art. 50 KI-Verordnung), und Sie brauchen eine Datenschutzinformation für Anrufer. Alle Pflichten finden Sie im Leitfaden KI-Telefonassistent DSGVO-konform einsetzen.

Schritt 1: Ziel und Anrufgründe festlegen

Formulieren Sie in einem Satz, was der Agent erreichen soll. Nicht „Kunden helfen“, sondern zum Beispiel: „Jeder Anrufer außerhalb der Bürozeiten hinterlässt Name, Rückrufnummer und Anliegen; Notfälle werden sofort an die Bereitschaft verbunden.“

Dann ordnen Sie die Anrufgründe nach Häufigkeit und legen für jeden fest, was der Agent tun soll:

Die Anteile sind ein Beispiel; nehmen Sie Ihre eigenen Zahlen.

Schritt 2: Den Gesprächsablauf skizzieren

Ein Telefongespräch hat eine Struktur, auch wenn es sich frei anfühlt. Skizzieren Sie diese Struktur, bevor Sie den Editor öffnen. Bewährt hat sich dieser Grundablauf:

1. 1

   Begrüßung mit KI-Hinweis

   Firmenname, Hinweis auf das KI-System, offene Frage nach dem Anliegen. Maximal zwei Sätze.

2. 2

   Anliegen erkennen

   Der Agent ordnet das Gesagte einem Ihrer Anrufgründe zu und fragt nach, wenn es unklar ist.

3. 3

   Anliegen bearbeiten

   Je Anrufgrund ein eigener Schritt: Fragen beantworten, Daten erfassen, Termin buchen oder weiterleiten.

4. 4

   Zusammenfassen und bestätigen

   „Ich fasse zusammen: …“ Der Anrufer kann korrigieren, bevor das Gespräch endet.

5. 5

   Verabschiedung

   Nächster Schritt (Rückruf bis wann, Bestätigung per E-Mail …), freundlicher Abschluss, Gesprächsende.

In Agile Voice bauen Sie genau diese Struktur im visuellen Workflow-Editor nach: als Ablauf aus Knoten für Begrüßung, Agent-Schritte mit eigenen Anweisungen und Variablen, globale Anweisungen, die in jedem Schritt gelten, und Gesprächsende.

Der schnellste Weg zum ersten Entwurf: Beschreiben Sie dem KI-Assistenten in Agile Voice Ihr Unternehmen, die Anrufgründe aus Schritt 1 und Ihre Übergaberegeln. Er erstellt daraus einen kompletten Voice-Agent mit Ablauf und Anweisungen. Änderungen geben Sie ebenfalls per Anweisung („Frag bei Terminwünschen zusätzlich nach Vormittag oder Nachmittag“) oder passen sie direkt im Editor an. Die Kosten des Assistenten werden ohne Aufschlag in Credits abgerechnet, typischerweise wenige Cent je Auftrag.

Schritt 3: Die Anweisungen (Prompt) schreiben

Die Anweisungen bestimmen, wie der Agent denkt und spricht. Sie bestehen aus zwei Ebenen: globale Anweisungen, die immer gelten (Rolle, Tonfall, Grenzen), und Anweisungen je Schritt (was in diesem Teil des Gesprächs passieren soll).

Fünf Regeln für Anweisungen, die am Telefon funktionieren:

1. Für das Ohr schreiben: kurze Sätze, keine Aufzählungen vorlesen, keine Sonderzeichen oder Abkürzungen, die man nicht sprechen kann.
2. Eine Frage pro Gesprächszug: „Wie ist Ihr Name, und unter welcher Nummer erreichen wir Sie, und wann passt es?“ überfordert jeden Anrufer.
3. Bestätigen, was wichtig ist: Rückrufnummern, Adressen und Termine wiederholt der Agent zur Kontrolle.
4. Grenzen ausdrücklich nennen: Was darf der Agent nicht? Keine Preiszusagen, keine Diagnosen, keine Rechtsauskunft, nichts erfinden.
5. Beispiele statt Prinzipien: „Bei Wasser, das unkontrolliert austritt, sofort weiterleiten“ wirkt besser als „Bei Notfällen weiterleiten“.

Vorlage für globale Anweisungen (Beispiel für einen Handwerksbetrieb):

Du bist der telefonische Assistent der Haustechnik Beispiel GmbH, ein Sanitär- und Heizungsbetrieb in Nagold und Umgebung. Du sprichst freundlich, ruhig und sachlich, siezt den Anrufer und hältst dich kurz.

Dein Ziel: Jedes Anliegen vollständig aufnehmen, damit das Team zurückrufen kann, und echte Notfälle sofort an den Bereitschaftsdienst verbinden.

Erfasse immer: Name, Rückrufnummer, Adresse des Einsatzortes mit Postleitzahl, Anliegen, Dringlichkeit. Wiederhole Rückrufnummer und Adresse zur Bestätigung.

Notfälle sind: Wasser tritt unkontrolliert aus, Heizung im Winter komplett ausgefallen, kein Warmwasser in einem Mehrfamilienhaus. Dann verbindest du sofort mit der Bereitschaft. Bei Gasgeruch sagst du zuerst: Keine Lichtschalter betätigen, keine offene Flamme, Fenster öffnen, das Gebäude verlassen und von draußen den Notruf des Gasversorgers oder die 112 wählen.

Du gibst keine Preise, keine Termingarantien und keine technischen Anleitungen. Wenn du etwas nicht weißt, sagst du das und nimmst die Frage für den Rückruf auf. Erfinde niemals Informationen.

Vertiefung mit weiteren Mustern und typischen Fehlern: Voice-Agent-Prompt schreiben. Fertige Abläufe und Prompts für sieben Branchen finden Sie in unseren Vorlagen:

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Schritt 4: Wissen und zu erfassende Daten hinterlegen

Wissensdatenbank. Alles, was der Agent beantworten soll, gehört nicht in den Prompt, sondern in die Wissensdatenbank. In Agile Voice laden Sie dafür unter „Dateien“ Dokumente hoch, etwa Preisliste, Öffnungszeiten, Leistungsbeschreibung oder häufige Fragen. Der Agent antwortet daraus.

Damit das gut funktioniert:

• Eindeutig formulieren: „Samstags geschlossen“ statt „am Wochenende nur nach Vereinbarung, außer im Dezember“.
• Aktuell halten: Ein veraltetes Dokument ist schlimmer als keines. Legen Sie fest, wer es pflegt.
• Nichts Vertrauliches hochladen: Interne Kalkulationen oder Kundendaten haben in der Wissensdatenbank nichts verloren.

Mehr dazu in Wissensdatenbank für den Voice-Agent aufbauen.

Variablen. Legen Sie fest, welche Angaben der Agent aus dem Gespräch extrahieren soll. Jede Variable bekommt einen Namen und eine kurze Beschreibung:

Diese Variablen erscheinen später in den Agent-Ausführungen; Sie können danach filtern und sie per Webhook an Ihr CRM oder Ticketsystem übergeben.

Schritt 5: Tools und Weiterleitung anbinden

Tools sind Fähigkeiten, die der Agent im Gespräch nutzen kann. In Agile Voice stehen zur Verfügung:

Zusätzlich kann der Agent vor dem Anruf Daten abrufen, etwa den Kundennamen zur anrufenden Telefonnummer aus Ihrem System. Dann begrüßt er Stammkunden mit Namen.

Weiterleitung sauber regeln. Legen Sie für jede Weiterleitung fest: Wann (Bedingung), wohin (Nummer), was sagt der Agent vorher („Ich verbinde Sie jetzt mit …“), und welche Daten hat er vorher schon erfasst? Erfassen Sie Name und Rückrufnummer immer vor der Weiterleitung, damit nichts verloren geht, falls niemand abnimmt. Details: Anruf von der KI an einen Menschen weiterleiten.

Termine. Die Calendly-Anbindung richten wir derzeit gemeinsam mit Ihnen ein; die Anleitung finden Sie unter Calendly-Termine per Telefon buchen. Andere Kalender lassen sich anbinden, wenn sie eine HTTP-Schnittstelle haben. Ohne Anbindung nimmt der Agent Wunschtermine auf, und Sie bestätigen sie.

Schritt 6: Gründlich im Browser testen

In Agile Voice testen Sie den Agent direkt im Browser, ohne Telefonnummer. Testgespräche werden wie echte Gespräche abgerechnet (1 Credit je Minute). Planen Sie also ein kleines Budget ein, es ist gut investiert.

Testen Sie nicht nur den Normalfall. Die Gespräche, die im Alltag schiefgehen, sind fast immer die ungewöhnlichen:

• Normalfall je Anrufgrund (mindestens einmal jeder)
• Anrufer nennt alles auf einmal in einem langen Satz
• Anrufer nennt fast nichts und antwortet einsilbig
• Rückrufnummer mit Korrektur („null eins sieben eins … nein, eins sieben zwei“)
• Undeutliche oder ungewöhnliche Adresse und Namen
• Echter Notfall und Grenzfall (dringend, aber kein Notfall)
• Anrufer verlangt ausdrücklich einen Menschen
• Frage, die nicht in der Wissensdatenbank steht
• Versuch, eine Preis- oder Terminzusage zu bekommen
• Verärgerter Anrufer
• Anrufer unterbricht den Agent mitten im Satz
• Hintergrundgeräusche (Auto, Baustelle, Kinder)

Lesen Sie nach jedem Test das Transkript in den Agent-Ausführungen: Wurden alle Variablen korrekt erfasst? Hat der Agent etwas erfunden? War ein Satz zu lang? Ändern Sie dann gezielt eine Sache und testen Sie erneut.

Agile Voice speichert Änderungen mit Versionsverlauf und unterscheidet zwischen Entwurf und Veröffentlicht. So können Sie am Entwurf arbeiten, während der veröffentlichte Agent weiter Anrufe annimmt, und im Versionsverlauf nachvollziehen, was sich wann geändert hat. Eine vollständige Testmethodik finden Sie in Voice-Agent testen.

Schritt 7: Rufnummer verbinden, live gehen, auswerten

Telefonie verbinden. Unter „Telefonie“ hinterlegen Sie Ihren Telefonieanbieter, zum Beispiel Twilio, Vonage, Telnyx oder einen anderen Anbieter per SIP, und verbinden eine Rufnummer mit dem Voice-Agent. Agile Voice vergibt keine eigenen Rufnummern; die Gebühren für Nummer und Verbindungen rechnet Ihr Telefonieanbieter direkt mit Ihnen ab. Welche Anbieter sich eignen, beschreibt SIP-Trunk-Anbieter für KI-Telefonie.

Bestehende Nummer behalten. Ihre Geschäftsnummer bleibt. Sie richten eine Rufumleitung auf die verbundene Nummer ein, je nach Anschluss immer, bei Besetzt, bei Nichtannahme oder zeitgesteuert. Anleitung: Rufumleitung vom Festnetz auf den Voice-Agent.

Sanft starten. Schalten Sie den Agent zuerst nur außerhalb der Bürozeiten und bei Nichtannahme ein. So bleibt Ihr Team die erste Anlaufstelle, und Sie sammeln echte Gespräche mit geringem Risiko.

Auswerten. In den ersten zwei Wochen lohnt ein täglicher Blick in die Agent-Ausführungen:

• Transkript, Dauer, Ergebnis, Variablen und Gesprächszusammenfassung je Anruf, mit Filtern nach Datum, Dauer, Ergebnis und Variablen
• Qualitätsanalyse: automatische Bewertung abgeschlossener Anrufe per Stichprobe
• Berichte als Download für die Auswertung im Team
• Benachrichtigungen: Push in der App (als PWA auf dem Home-Bildschirm, iOS ab 16.4) und E-Mail mit Zusammenfassung je Anruf; Push-Nachrichten enthalten keine Gesprächsinhalte

Vor dem Umschalten auf den Vollbetrieb hilft die Checkliste für den Livegang.

Die häufigsten Fehler beim Erstellen eines Voice-Agents

Weiter ausbauen: Kampagnen, Widget, API und MCP

Wenn der Agent für eingehende Anrufe sitzt, können Sie ihn erweitern:

• Ausgehende Kampagnen: Kontakte aus CSV oder Google Sheet, Zeitfenster, Zeitzone, parallele Anrufe, Wiederholung bei besetzt, keine Antwort oder Mailbox, Mailbox-Erkennung und eine Folgekampagne für Nichterreichte. Achten Sie auf die Regeln zur Telefonwerbung, siehe Ausgehende KI-Anrufe.
• Web-Widget: den Voice-Agent als Sprach-Widget auf Ihre Website bringen, schwebend, eingebettet oder ohne eigene Oberfläche.
• API-Auslöser und Webhooks: Anrufe per URL starten (Produktion nutzt den veröffentlichten Agent, Test den Entwurf) und Ergebnisse automatisch an CRM oder Ticketsystem übergeben.
• REST-API und MCP-Server: Voice-Agents, Ausführungen, Kampagnen und Telefonie per API steuern oder Claude bzw. ChatGPT per OAuth mit Ihrem Konto verbinden, wahlweise mit „nur lesen“ oder „lesen und ändern“.

Was kostet ein eigener Voice-Agent mit Agile Voice?

Beispiel: Ein Betrieb leitet monatlich 200 Gesprächsminuten an den Agent. Das kostet 29 € Abo (30 Credits) + 170 Credits = 199 € netto im Monat plus die Gebühren des Telefonieanbieters. Eine kostenlose Testphase gibt es nicht, das Abo ist aber monatlich kündbar. Alle Preismodelle am Markt vergleicht KI-Telefonassistent Kosten.

Fazit: Erst denken, dann bauen, dann testen

Einen Voice-Agent zu erstellen ist heute keine Programmieraufgabe mehr, sondern eine Aufgabe der Gesprächsgestaltung. Wer sein Ziel kennt, die Anrufgründe sortiert, klare Grenzen und Übergaberegeln formuliert und mit schwierigen Fällen testet, hat in wenigen Tagen einen Agent, der Anrufe zuverlässig führt.

Starten Sie schmal, beobachten Sie die ersten Wochen genau, und bauen Sie aus, was die Transkripte nahelegen. Einen Überblick über alle Einsatzmöglichkeiten finden Sie im Grundlagenartikel KI-Telefonassistent.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es, einen Voice-Agent zu erstellen?

Einen ersten funktionsfähigen Entwurf haben Sie mit einem KI-Assistenten in unter einer Stunde. Für einen Agent, der im Alltag zuverlässig läuft, sollten Sie ein bis zwei Tage für Planung, Feinschliff und Tests einplanen, verteilt über eine Woche. In den ersten Wochen nach dem Start folgen kleinere Nachbesserungen anhand der Transkripte.

Brauche ich Programmierkenntnisse, um einen Voice-Agent zu bauen?

Nein. Mit einem visuellen Editor bauen Sie den Gesprächsablauf aus Bausteinen und schreiben die Anweisungen in normaler Sprache. Programmierkenntnisse helfen nur, wenn Sie eigene Systeme über eine HTTP-Schnittstelle anbinden wollen, etwa um Kundendaten abzufragen.

Was kostet es, einen KI-Voice-Agent zu erstellen?

Bei Agile Voice zahlen Sie 29 € netto im Monat inklusive 30 Credits; jede Gesprächsminute kostet 1 Credit, also 1 € netto, auch bei Testgesprächen im Browser. Der KI-Assistent zum Bauen rechnet die tatsächlichen Modellkosten in Credits ab, typischerweise wenige Cent je Auftrag. Optional richten wir den Agent für 499 € netto einmalig für Sie ein.

Brauche ich eine eigene Telefonnummer?

Zum Testen nicht, das geht im Browser. Für echte Anrufe verbinden Sie eine Nummer Ihres Telefonieanbieters, etwa Twilio, Vonage, Telnyx oder eines anderen Anbieters per SIP. Agile Voice vergibt keine eigenen Rufnummern; Ihre bestehende Geschäftsnummer können Sie per Rufumleitung weiter nutzen.

Wie schreibe ich einen guten Prompt für einen Voice-Agent?

Beschreiben Sie Rolle, Ziel, Tonfall, die Daten, die erfasst werden sollen, und klare Grenzen, was der Agent nicht tun darf. Schreiben Sie für das Ohr: kurze Sätze, eine Frage pro Gesprächszug, Zahlen und Adressen zur Bestätigung wiederholen. Konkrete Beispiele für schwierige Situationen helfen mehr als allgemeine Regeln.

Kann ein Voice-Agent Termine buchen?

Ja, wenn er an einen Kalender angebunden ist. Bei Agile Voice gibt es eine Calendly-Anbindung mit den Tools „freie Termine prüfen“ und „Termin buchen“, deren Einrichtung derzeit mit unserer Unterstützung erfolgt. Andere Kalender lassen sich über eine eigene HTTP-Schnittstelle anbinden. Ohne Anbindung nimmt der Agent den Wunschtermin auf, und Sie bestätigen ihn.

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Quellen

1. Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 50 Transparenzpflichten
2. Agile Voice – Preise
3. Agile Voice – API-Dokumentation

Redaktion Agile Voice

Wir entwickeln Agile Voice in Deutschland und schreiben hier aus der täglichen Arbeit mit unseren Kundinnen und Kunden. Jeder Artikel wird fachlich geprüft und aktualisiert, wenn sich Gesetze, Preise oder Funktionen ändern.

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